In vielen Betrieben wird KI längst genutzt: für Texte, Übersetzungen, Zusammenfassungen. Oft mit privaten Konten und ohne Regeln. Wir schauen gemeinsam, was bei Ihnen im Einsatz ist, klären die Datenschutz-Fragen und schreiben kurze Regeln, die Ihr Team versteht.
Wichtig: Wer personenbezogene Daten in KI-Tools eingibt, muss klären, auf welcher Grundlage das geschieht und welche Rolle der Anbieter hat; oft ist ein Auftragsverarbeitungsvertrag nötig. Die Bundesnetzagentur empfiehlt außerdem, Maßnahmen zur KI-Kompetenz zu dokumentieren.
Ihre Ansprechpartnerin: Stephanie Schwabe, Medienfachwirtin / Datenschutzbeauftragte
Unsere Pakete.
Für Ihren Betrieb
Sie wählen, wie viel Unterstützung Sie brauchen. Basis und Standard bieten wir nach einem kurzen Erstgespräch zum Festpreis an.
Basis
Festpreis nach Erstgespräch
Standard
Festpreis nach Erstgespräch
Laufende Betreuung
Onlinekurs
29,00 € zzgl. USt.
Zum Onlinekurs →
Schulen und Vereine
Ihre Ansprechpartnerin
Was dazugehört.
Datenschutz und KI-Kompetenz
- Übersicht, welche KI-Tools in Ihrem Betrieb genutzt werden
- Kurze KI-Richtlinie: erlaubte Tools, verbotene Daten, Freigabeweg, Meldeweg
- Prüfung Ihrer Tools (z. B. ChatGPT, Copilot, DeepL) nach DSGVO, BDSG und TDDDG mit Empfehlung zur Freigabe, im Rahmen Ihrer Datenschutzbetreuung
- Ebenfalls im Rahmen Ihrer Datenschutzbetreuung: Hinweise, ob eine Datenschutz-Folgenabschätzung nötig ist, zum Eintrag im Verarbeitungsverzeichnis und zur Ergänzung Ihrer Datenschutzhinweise
- Unterweisung Ihres Teams, im Online-Termin oder als Onlinekurs
- Dokumentation der KI-Kompetenzmaßnahmen (Bedarf, Inhalte, Teilnahme, Auffrischung) für Ihre Unterlagen
Die Entscheidungen treffen Sie: Ihre Geschäftsleitung beschließt die Richtlinie und gibt die Tools frei.
Die datenschutzrechtliche Prüfung der Tools gehört zu den Aufgaben einer benannten Datenschutzbeauftragten. Wir übernehmen sie deshalb für Betriebe, für die Stephanie Schwabe als Datenschutzbeauftragte benannt ist. Ohne Benennung umfassen die Pakete Inventar, Richtlinie, Unterweisung und Dokumentation.
Was nicht dazugehört.
Klare Abgrenzung
Wir unterstützen Sie bei Maßnahmen zur KI-Kompetenz nach Art. 4 KI-VO als organisatorische Leistung (Bedarfserhebung, Schulung, Dokumentation), ohne Rechtsberatung zur KI-Verordnung. Die datenschutzrechtliche Prüfung der eingesetzten KI-Tools nach DSGVO, BDSG und TDDDG übernehmen wir im Rahmen der Aufgaben von Stephanie Schwabe als benannte Datenschutzbeauftragte (Art. 39 DSGVO). Nicht umfasst sind die rechtliche Einstufung nach der KI-Verordnung, Arbeitsrecht einschließlich Mitbestimmung, Urheberrecht, Vertragsgestaltung und Haftungsfragen; dafür empfehlen wir anwaltliche Beratung.
So läuft es ab.
In vier Schritten
Vom ersten Gespräch bis zur fertigen Dokumentation. Sie wissen bei jedem Schritt, was als Nächstes kommt.
So starten wir
- Erstgespräch: Kostenlos, rund 20 Minuten: Wie viele Mitarbeitende, welche Tools, welche Daten.
- Bestandsaufnahme: Ihr Team füllt einen kurzen Fragebogen aus. Wir erstellen daraus das KI-Inventar.
- Regeln und Check: Sie erhalten die KI-Richtlinie und unsere Empfehlung je Tool. Beschluss und Freigabe liegen bei Ihrer Geschäftsleitung.
- Unterweisung und Dokumentation: Online-Termin oder Onlinekurs. Bedarf, Inhalte, Teilnahme und Auffrischungstermin halten wir für Ihre Unterlagen fest.
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Häufige Fragen.
Zu KI und Datenschutz
Die wichtigsten Antworten auf einen Blick, mit Rechtsgrundlage. Ihre Frage ist nicht dabei? Schreiben Sie uns, wir antworten innerhalb eines Werktags.
Stand: November 2026
Pflichten und Regeln
Müssen wir unsere Mitarbeitenden zu KI schulen?
Ja, wenn Sie KI-Systeme einsetzen, müssen Sie Maßnahmen zur KI-Kompetenz ergreifen, für Ihr Personal und für Personen, die in Ihrem Auftrag mit KI arbeiten.
Ein bestimmtes Niveau oder ein Zertifikat ist nicht vorgeschrieben. Die Bundesnetzagentur empfiehlt, Bedarf, Maßnahmen und Auffrischung zu dokumentieren.
Unser Onlinekurs „KI-Kompetenz und Datenschutz im Arbeitsalltag“ dauert rund 60 Minuten: 19 kurze Lektionen, Abschlusstest beliebig wiederholbar. Ihr Team erhält eine Teilnahmebescheinigung per E-Mail, Sie für Ihre Unterlagen ein Dokumentationsblatt nach der Empfehlung der Bundesnetzagentur.
Grundlage: Art. 4 KI-VO
Brauchen wir eine KI-Richtlinie?
Nein, gesetzlich vorgeschrieben ist sie nicht.
Eine kurze Richtlinie ist aber ein einfacher Weg, erlaubte Tools, verbotene Daten und den Freigabeweg festzuhalten und Ihre Maßnahmen zu belegen. Beschlossen wird sie von Ihrer Geschäftsleitung.
Grundlage: Art. 4 KI-VO, Art. 5 Abs. 2 und Art. 24 DSGVO
Brauchen wir einen KI-Beauftragten?
Nein. Die KI-Verordnung schreibt keine eigene Rolle vor.
Den Datenschutz-Teil kann Ihr Datenschutzbeauftragter abdecken; die Entscheidungen trifft die Geschäftsleitung.
Grundlage: Art. 4 KI-VO, Art. 39 DSGVO
Gilt das auch für Schulen und Vereine?
Ja. Die DSGVO gilt unabhängig von der Größe, und Art. 4 KI-VO gilt für alle, die KI im Rahmen ihrer Tätigkeit einsetzen.
Die Maßnahmen umfassen auch Ehrenamtliche und Honorarkräfte, die in ihrem Auftrag mit KI arbeiten. Emotionserkennung am Arbeitsplatz und in Bildungseinrichtungen ist verboten, außer aus medizinischen oder Sicherheitsgründen. Für Schulen können zusätzlich Landesregeln gelten.
Grundlage: Art. 2 DSGVO, Art. 4 und Art. 5 Abs. 1 lit. f KI-VO
Tools und Kosten
Dürfen Mitarbeitende ChatGPT mit Kundendaten nutzen?
Nur wenn vorher zwei Dinge geklärt sind: auf welcher Rechtsgrundlage die Daten eingegeben werden und welche Rolle der Anbieter hat.
Oft ist ein Auftragsverarbeitungsvertrag nötig, und die Nutzung der Eingaben zum Training sollte ausgeschlossen sein. Dazu kommt die Frage der Übermittlung in die USA.
Grundlage: Art. 6, 28, 44 ff. DSGVO
Ist Microsoft 365 Copilot datenschutzkonform?
Pauschal lässt sich das nicht sagen. Entscheidend sind Lizenz, Einstellungen und wofür Ihr Team Copilot nutzt.
Microsoft beschreibt für Copilot mit Geschäftskonto eigene Datenschutz-Zusagen. Für Betriebe, die wir als Datenschutzbeauftragte betreuen, prüfen wir den konkreten Einsatz, auch ob eine Datenschutz-Folgenabschätzung nötig ist.
Grundlage: Art. 28 und 35 DSGVO
Brauchen wir für KI eine Datenschutz-Folgenabschätzung?
Oft ja. Maßstab ist Art. 35 DSGVO.
Die Muss-Liste der Datenschutzkonferenz nennt u. a. KI, die mit Betroffenen interagiert oder persönliche Aspekte bewertet, etwa ein Kundengesprächssystem. Die Liste ist nicht abschließend, deshalb sollte jeder Einsatz geprüft werden.
Grundlage: Art. 35 DSGVO, DSK-Muss-Liste Nr. 11
Was kostet das KI-Modul?
Der Preis richtet sich vor allem nach Mitarbeiterzahl und Anzahl der Tools.
Basis und Standard bieten wir nach einem kurzen Erstgespräch zum Festpreis an. Die laufende Betreuung ist eine monatliche Ergänzung zum Datenschutz-Vertrag: neue Tools datenschutzrechtlich prüfen, Richtlinie und Dokumentation jährlich aktualisieren, neue Mitarbeitende schulen, dazu Hinweise auf Änderungen im Datenschutzrecht und auf Veröffentlichungen von Datenschutzaufsicht und Bundesnetzagentur zu KI. Der Onlinekurs ist einzeln buchbar, für 29,00 € zzgl. USt.
Welche KI nutzt Ihr Team?
Lassen Sie es uns gemeinsam ansehen.
Das Erstgespräch ist kostenlos. Antwort innerhalb eines Werktags.